A tots els pacients que han passat, en algun moment o altre de la seva vida, per l’Hospital Universitari de Girona Doctor Josep Trueta se’ls ha obert una història clínica. L’arxiu d’històries clíniques ha estat un servei molt important per al centre, que ha arribat a acollir fins a 700.000 històries de pacients. Amb tot, la generalització de la digitalització ha fet que la consulta de les històriques clíniques en paper sigui cada vegada més testimonial.
La posada en marxa del programa corporatiu Argos de l’Institut Català de la Salut (ICS) va comportar la implantació l’any 2009 d’un programari de gestió integrada basat en tecnologia SAP, que permet als professionals de l’Hospital consultar la informació digitalitzada. Això ha fet que avui les històries clíniques en paper s’utilitzin per a activitats de recerca i de docència més que no pas per a activitats assistencials. Per tot això, el Trueta està duent a terme aquests dies el trasllat a una nau externa de totes les històries clíniques que encara quedaven al servei, un total de 116.762, gairebé totes obertes abans de 2009.
Aquest procés d’externalització es va iniciar al 2001, quan s’hi va traslladar part de la documentació clínica denominada passiva, és a dir, la que fa més de dos anys que no es consulta. Durant aquests anys, s’hi han fet altres trasllats importants, però no ha estat fins ara que s’ha decidit que ja no hi ha necessitat de tenir un servei i una ubicació específica al centre. Ara, una vegada a la setmana es traslladaran les històries que els facultatius necessitin consultar. Abans de la implantació del programa Argos es movien cada dia des de l’arxiu més de 1.000 històries, que es traslladaven en més de cinc carretons que contenien vint contenidors cadascun. En canvi, aquest any només s’ha servit una mitjana de quatre històries clíniques al dia.
Abans de l’entrada de la informàtica, el mètode que utilitzaven per guardar la documentació era un sistema seqüencial. L’any 1988 s’arribà a la història número 306.000. En aquell moment es va canviar la ubicació de l’arxiu i el sistema, que va passar a ser d’ordenació “bibliotecària” o “digitoterminal”. Amb cada pacient nou que arribava a l’hospital s’elaborava una fitxa de cartró a l’arxiu on, amb lletra molt clara, s’hi anotava el nom i el número d’història. Una feina senzilla que, repetida centenars de vegades al dia, es tornava especialment dura. Fins que va arribar el tampó, un instrument que permetia posar la data i, sucant-lo en tinta, repetir la impressió en totes les fitxes que s’havien d’emplenar aquell dia. Un petit gran invent que va alleugerir la feina d’aquells treballadors.
L’any 1987, coincidint amb una època de pluges fortes, es va inundar una bona part del semisoterrani, on estava ubicat l’arxiu, malmetent bona part del seu material. Durant un temps es va haver d’estendre el contingut dels sobres (carpetes amb escrits, anàlisis i radiografies) als patis de l’hospital per assecar-los al sol. En total, s’hi van haver d’assecar unes 6.000 històries clíniques.
L’inici de la informatització de l’arxiu data de l’any 1988. Se’n van fer càrrec uns informàtics de la Universitat Politècnica de Girona. S’hi van instal·lar dos terminals d’ordinador i hi van estar treballant quatre persones al dia durant un any seguit per introduir en un programa informàtic el nom, els cognoms, la data de naixement i el número d’història clínica de 280.000 pacients. Això va permetre, un any després, donar inici a la primera activitat controlada per ordinador.
Tot i que l’arribada de la informàtica va facilitar la gestió de l’arxiu, aquest servei ha necessitat sempre un control estricte per tal de proporcionar amb rapidesa el material emmagatzemat.
